Autrefois signés et envoyés sous format papier, les documents RH s’échangent aujourd’hui au format numérique. En effet, ces échanges de données dématérialisées facilitent le partage de contenus et la signature électronique révolutionne la gestion des ressources humaines.
La signature électronique et les documents RH
La signature électronique est un procédé qui permet de signer des documents sans passer par le format papier. En effet, chaque signataire est reconnu et identifié par des codes qui lui sont propres et qui prouvent sa réelle identité. Ainsi, un contrat de travail, ou tout autre document RH, peut tout à fait être signé numériquement par l’employeur et le salarié.
Il existe trois niveaux de signatures électroniques : la signature simple, la Signature Électronique Avancée (AES) et la Signature Électronique Qualifiée (QES). Ces niveaux correspondent à des critères de sécurité plus ou moins élevés. Ainsi, pour un la signature électronique d’un contrat de travail, c’est souvent l’AES qui est utilisée.
Le stockage et le partage de données numériques RH
Il est tout à fait possible de stocker et de partager des données RH de façon numérique. En effet, de nombreux éditeurs de logiciels ont créé des plateformes en ligne dans ce sens.
Ainsi, les entreprises peuvent dématérialiser leurs documents RH et les stocker sur un cloud sécurisé par la plateforme. Le partage de fichiers sécurisés permet ensuite de faciliter les échanges entre le service RH et les autres personnes concernées.
La valeur légale des documents RH dématérialisés et signés
Le règlement européen Electronic Identification and Trust Services, eIDAS, reconnaît la valeur légale de la signature électronique depuis le 1er juillet 2016. Ce règlement sur l’identification électronique précise les conditions pour qu’une signature électronique soit reconnue juridiquement.
De ce fait, une signature électronique doit être unique et clairement liée à un signataire. Celui-ci doit être identifiable et être le seul à pouvoir utiliser cette signature. Enfin, une fois signé électroniquement, le document RH ne doit plus pouvoir être modifié.
Ainsi, des documents RH signés électroniquement durant une réunion en ligne, par exemple, sont valables juridiquement s’ils sont conformes à ces conditions.
Dans le cadre du partage de vos données numériques et des signatures de vos documents RH, il est conseillé de sécuriser au maximum vos échanges. C’est pourquoi le choix de votre plateforme de stockage de données, ou de votre logiciel de partage, doivent vous apporter toutes les garanties nécessaires à la sauvegarde et à la sécurité de vos contenus sensibles.